主婦が就職活動で好印象を与える電話マナー

電話をかける前に

電話に出る社員は、電話対応で貴重な時間をさいてくれています。

余計な時間がかからないように、尚且つ好印象を与えられるように、電話をかける前にしっかり準備をしておきましょう。

ここでは、電話をかける前にしておく準備について説明していきます。

電話をかける際に必要なものを手元に準備しよう

電話をかける前に、手元に準備しておかなければならないものを紹介していきます。

応募先の求人情報が掲載されている、求人広告や求人サイトの画面

電話中でも、会社名や住所、仕事内容などの掲載された情報がすぐ確認できるように、手元に置いておきましょう。

筆記用具、メモ用紙

電話のやり取りの最中には、面接や仕事に関する重要な情報がびっしり詰まっています。聞き漏れや聞き間違いがないように、書き留めていきましょう。

カレンダー、スケジュール帳

面接日時を決める際に役立ちます。

また、自分のスケジュールを確認して都合の悪い日時をあらかじめメモしておくと、時間がかからずに面接日時の返答ができます。

簡潔にまとめた質問事項

求人募集欄に記載していない内容を問い合わせる場合は、質問事項を決めてメモしておきます。

細か過ぎる質問や長電話は嫌われるので、簡潔にまとめた1～2個程度にします。

話す内容

話す内容を、必要最低限で決めておきましょう。

電話をかけてから切るまでを順に追って、箇条書きにしておくと、電話対応がスムーズにできます。

電話をかける環境を整えよう

会社に電話をかける時は、電話をかける場所が重要です。

お互いの声が聞き取りにくかったり、外部の音が気になる場合は、相手が印象を悪くします。

駅や街中、商業施設のような騒音や雑音が入る場所を避けて、落ち着いてゆっくり会話ができる静かな場所を選びましょう。

携帯電話は、場所や時間を選ばずに利用できるので大変便利ですが、使用する場合はいくつかの注意点があります。

以上の環境条件が整っていれば、携帯電話を利用しても問題はありません。

ベストな時間帯に電話をかけよう

会社に電話をかける時は、問い合わせ時間帯が記載してあれば、必ずその時間帯に電話をかけます。

特に記載がなければ、業種や会社によって若干の差はありますが、平日の10時～11時と14時～16時の間に電話をかけると良いでしょう。

その中でもベストな時間帯は、10時～11時です。

その理由は、担当者が席をはずしていても、その日のうちに連絡が取れる可能性が、午後に電話をかけるよりも高くなるからです。

また、どの時間帯に電話をかけても「今、お時間はよろしいでしょうか？」などの時間に配慮する一言を添えると、相手への心配りを表すことができます。

電話のかけ方

次は、いよいよ希望する会社に問い合わせや応募の電話をかけてみましょう。

ここでは、時間の流れに沿って、具体的な電話の対応例をあげていますので、電話マナーに自信がない主婦でもすぐに実践できるはずです。

会社につながったら

会社につながったら、こちらから名乗るのが電話マナーの基本です。

「名前」「何を見て電話したのか」「用件の概要」を簡潔に伝えます。

名前はフルネームで名乗る方が良いでしょう。

担当者につないでもらう

採用担当者につながるまでに、いくつかの部署や人が対応する場合があります。

そんな場合でも、毎回「名前」「何を見て電話したのか」「用件の概要」を簡潔に伝えましょう。

担当者につながったら

採用担当者につながったら、「名前」「何を見て電話したのか」「用件の概要」を簡潔に伝えます。

本題を伝える

問い合わせや応募の意思を伝えて、面接日時や面接場所、当日持参するものを聞いていきます。

もし、労働条件を確認して希望とは違う場合は、すぐに断るのではなく「検討させていただきます。お忙しい中ありがとうございました。」と前向きな意思表示とお礼を伝えて電話を切りましょう。

面接日時や面接場所、持参品など、聞いたことは必ず復唱しましょう。

特に、数字の「1」と「7」は聞き間違いやすいので注意してください。

また、相手が曜日を言わなかった場合でも、すぐカレンダーで確認して曜日を含めて復唱すると良いでしょう。

電話の最後は

お礼と終わりの挨拶で締めくくります。

電話の切り方

会話が終わったら、会社側が先に電話を切ったことを確認してから、電話を切ります。

日常では、電話をかけた側から先に電話を切ることが多いのですが、会社に電話をかけた場合は、自分からは切らないのがマナーです。

それでも、こちら側から電話を切る必要がある場合は、一息おいてから、音がならないように受話器をゆっくりおいて電話を切りましょう。

こんな場合はどうするの？

会社に電話をかけても、想像通りにはなかなかいかないものです。

そこで、こんな場合にはどうしたらよいのか、よくあるパターンの対処方法を紹介していきます。

募集が終了していたら

次の機会にお世話になるかもしれません。

「お忙しい中、ご対応ありがとうございました」とお礼を付け加えてから、電話を切りましょう。

担当者が不在だったら

担当者と連絡が取れる時間を聞いて、その時間にこちら側からまた電話をかけましょう。

かけなおしを言われたら

都合の良い時間を聞いて、その時間に改めて電話をかけなおしましょう。

留守番電話になっていたら

電話を切らずに、留守番電話にメッセージを残しましょう。

メッセージには「名前」「応募（または問い合わせ）したいこと」「かけなおすこと」を簡潔に話して残します。

非通知電話がかかってきたら

企業からの電話は、電話番号が非通知の場合もあります。

就職活動中の非通知電話は、なるべく出たほうが良いでしょう。

不採用の電話連絡がきたら

不採用の場合は、会社側も気を使って電話をかけてくれています。

次回、何かの際にお世話になる可能性もありますので、お礼を言って丁寧な応対をしましょう。

電話マナーを上手に行うためには

会社の電話対応が丁寧であれば、社内教育が行き届いた会社、人物として好印象をうけるはずです。

それと同じように、面接を受ける側も電話対応が良ければ、会社側に好印象を与えることができます。

実際に電話をかける前にしっかりと準備をして、何度か電話をかけるシミュレーションを行ってみましょう。

電話をかける自信と好印象を与える電話マナーが自然と身についてくるはずです。